OPTIMALISASI MANAJEMEN DOKUMEN HOUSEKEEPING DENGAN GOOGLE DRIVE UNTUK EFISIENSI DATA PADA HOTEL DE JAVA

Abstract

Pengelolaan dokumen yang terstruktur dan efisien merupakan tantangan signifikan bagi departemen housekeeping, khususnya dalam sistem tradisional yang bergantung pada penyimpanan manual atau lokal. Hal ini menyebabkan masalah seperti dokumen yang tidak terorganisir, penamaan file yang tidak konsisten, dan aksesibilitas terbatas. Program pengabdian ini bertujuan untuk mengatasi masalah tersebut melalui implementasi Google Drive sebagai solusi cloud storage. Metode pelaksanaan mencakup observasi awal terhadap sistem manajemen dokumen, diskusi dengan pihak terkait, implementasi Google Drive, pembuatan guide book, pelatihan staf, serta monitoring dan evaluasi. Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan dari 21 Juli 2024 hingga 23 Agustus 2024. Kesimpulannya menunjukkan bahwa implementasi ini secara signifikan meningkatkan efisiensi akses dokumen, dengan waktu pencarian berkurang dari rata-rata 15 menit menjadi 5 menit. Selain itu, 85% karyawan merasa lebih mudah dalam mengakses dokumen, yang berdampak pada peningkatan produktivitas dan kolaborasi antar tim. Guide book yang disediakan membantu staf memahami cara memanfaatkan Google Drive secara optimal. Kesimpulannya, implementasi Google Drive di departemen housekeeping terbukti efektif dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja, sekaligus memberikan model yang dapat diterapkan pada departemen lain untuk mendukung manajemen data yang lebih modern dan terintegrasi.